Денежные документы – особый вид материальных ценностей организации, учитываемый на активном счете 50.3. Бланки, на которых печатаются денежные документы, учитываются на забалансовом счете 006. Аналитический учет организуется по видам денежных документов. Денежные документы приобретаются за безналичный и наличный расчеты. Наличное приобретение можно осуществлять через подотчетных лиц. Отражение таких операций в документообороте организации на практике имеет ряд существенных нюансов, которые следует учитывать.
Какие документы относят к денежным
Денежные документы в организации относят к ТМЦ, поскольку они имеют стоимостной эквивалент и одновременно сопровождают движение денежных средств. Состав денежных документов законодательно определен Инструкцией по применению плана счетов №157-н от 01-12-10, п. 169. К ним относят:
- марки;
- санаторные путевки, туристические путевки оплаченные;
- оплаченные талоны на ГСМ;
- полученные извещения почты и др.
Кстати говоря! Пластиковые банковские карты не являются денежными документами организации. Выпущенная банком карта – его собственность. Учет корпоративных банковских карт ведется на забалансовом счете 002 (Методические указания Минфина №119-н от 28-12-01 п. 18).
Следует различать денежные документы и (БСО). В первом случае речь идет об уже осуществленных расчетах, подтверждением которых может стать бланк строгой отчетности, а во втором – о документах, которые имеют уникальные характеристики и могут в будущем подтверждать хозяйственные операции, расчеты. В то же время бланки строгой отчетности могут служить и другим целям.
Пример: оплаченные талоны на бензин – денежный документ. Бланки талонов на приобретение бензина – БСО. Бланк трудовой книжки (БСО) одновременно не является денежным документом.
Кроме того, к денежным документам организации не относят:
- акции, выкупленные у акционеров (счет 81);
- НМА (счет 04);
- ценные бумаги (счет 58).
Денежные документы хранятся в кассе. К ним применяются те же правила, что и установлены для хранения наличности.
Учет денежных документов
Инструкция по применению плана счетов 157-н (п. 170) предусматривает оформление приходных и расходных операций с кассовыми документами с помощью кассовых ордеров, приходных и расходных. При этом на кассовых ордерах обязательна надпись «фондовый». Ордера по движению денежных документов регистрируются в журнале регистрации РКО и ПКО обособленно от аналогичных по движению наличности.
В кассовой книге для денежных документов также заполняются отдельные листы с пометкой «фондовый». Поступление денежных документов имеет место в случае поступления от контрагента или выявленного при инвентаризации излишка. Выбытие характеризуется расходными операциями через подотчетных лиц, списанием выявленных недостач и возвратом поставщику, если такое условие закреплено в договоре с ним, и др.
В журнале операций по прочим операциям (с использованием ф. 0504071) отражают на основании отчета кассира и первичной документации к нему все операции по движению денежных документов. Законом не запрещено и создание собственных журналов учета денежных документов с соблюдением в их форме всех необходимых реквизитов.
Типовые проводки по учету денежных документов могут быть такими:
- Дт 50.3 Кт 60, 76 – получены денежные документы от поставщика, прочих контрагентов;
- Дт 60, 76 Кт 51 – оплата денежных документов;
- Дт 76 Кт 50.3 – продан денежный документ сотрудникам фирмы (путевка);
- Дт 50.1 Кт 76 – работник оплатил путевку через кассу или Дт 91.2 Кт 50.3 – списаны денежные документы на расходы.
Проводки по учету денежных документов с участием подотчетных лиц рассмотрены подробно ниже.
По приобретенным денежным документам следует учитывать на счете 19 только в случае, если сумма выделена в самом документе или в поступившем с ним счете-фактуре. В ином случае выделять НДС запрещено (письмо №03-07-11/01 Минфина от 10-01-13). Денежный документ приходуется на счет 50.3 по фактической стоимости его приобретения.
Денежные документы и подотчетные суммы
Приобретение денежных документов по безналичному расчету, как правило, не вызывает сложностей и вопросов у бухгалтера, в то время как операции подотчетных лиц с денежными документами имеют особенности, о которых важно помнить.
Рассмотрим пример. Пусть менеджер Сидоров А.А. получил распоряжение руководства о приобретении авиабилетов. Для этой цели под отчет ему выдано 27 тыс. руб. Билеты предназначены для работника Иванова И.И., которого фирма направила в командировку. Сидоров приобрел 2 билета: туда и обратно по цене, соответственно, 10 и 12 тыс. руб., включая НДС. Ставка НДС на авиабилеты — 10%. НДС выделен в билете.
Будут сделаны следующие проводки:
- Дт 71 Кт 50.1 — 27000,00 руб. — выдано Сидорову А.А. в подотчет на приобретение билетов для Иванова И.И.
- Дт 50.1 Кт 71 — 5000,00 руб. — Сидоров А.А. вернул в кассу остаток неиспользованной подотчетной суммы.
- Дт 50-3 Кт 71 — 10000,00 руб.
- Дт 50-3 Кт 71 — 12000,00 руб. — оприходованы приобретенные Сидоровым А.А. билеты.
- Дт 71 Кт 50-3 — 22000, 00 — выданы билеты на поездку Иванову. И.И.
Сумма НДС по 1-му билету — 909,09 руб.
Сумма НДС по 2-му билету — 1090,91 руб.
- Дт 19 Кт 71 — 2000, 00 (909,09+1090,91) руб. — НДС к вычету по приобретенным билетам
- Дт 44 Кт 71 — 20000,00 (9090,91+10909,09) руб. — на основании ав. отчета Иванова И.И. стоимость билетов отнесена на затраты, без НДС.
Кстати говоря! Денежные документы, между хранением и использованием которых отсутствует временной интервал, не отражаются на счете 50.3, а сразу включаются в оправдательные по авансовому отчету. Например, использованный билет, приобретенный командированным сотрудником в кассе транспортного предприятия, не отражается на счете 50.3.
Обратите внимание, что в отношении талонов на ГСМ определение «денежные документы» применимо не всегда. Полученные от поставщика после предоплаты талоны должны иметь стоимостные показатели, а не натуральные, литровые. Лишь в этом случае они признаются денежными документами. Топливные карты, как еще один из вариантов приобретения топлива, денежными документами также признать проблематично, поскольку в них отсутствует стоимостной показатель.
Проводки для «денежных» талонов на ГСМ можно сделать такие:
- Дт 60 Кт 51 — поставщику перечислен аванс.
- Дт 50.3 Кт 60 — получены талоны.
- Дт 71 Кт 50.3 — талоны выданы диспетчеру под отчет.
- Дт 20 Кт 71 — диспетчер отчитался об использовании талонов. Автомобили работали в основном производстве.
Главное
Денежные документы – вид материальных ценностей, сопровождающий движение денежных средств. Учитываются на счете 50.3 по стоимости приобретения, хранятся в кассе, по правилам хранения наличных денежных средств. Движение денежных документов оформляется типовыми кассовыми документами, с пометкой на них «фондовый».
Понятия «денежные документы» и «бланки строгой отчетности» в широком смысле различны. Бланки строгой отчетности могут служить подтверждением уже оплаченных денежных документов, однако не все БСО могут являться денежными документами.
Муниципальные и госучреждения в своей деятельности используют денежные документы. В бюджетном учете они представляют собой платежные средства, обладающие номинальной стоимостью. Применяются эти инструменты в тех случаях, когда расчеты произведены, а услуги, которые ими оплачены, еще не оказаны.
Денежные документы - это…
Пример рассматриваемых финансовых инструментов - оплаченные талоны на питание, ГСМ, масло. В учетной политике организация характеризует основные аспекты своей деятельности. В ней же определяется список денежных документов, которые будут использоваться в хозяйственной деятельности. При выборе учреждение руководствуется 169 пунктом Инструкции № 157н. Согласно положениям, денежные документы - это :
- Уведомления на почтовые переводы.
- Оплаченные путевки в турбазы, санатории, дома отдыха. Исключение составляют направления, полученные учреждениями от региональных подразделений ФСС, безвозмездно от профсоюзных, общественных и прочих организаций.
- Почтовые марки и конверты с ними.
Учреждение может включить в учетную политику и другие денежные документы. Это могут быть:
- Проездные билеты, используемые на общественном городском транспорте.
- Карты оплаты сотовой связи, международных/междугородних переговоров, доступа в Интернет.
- Железнодорожные и авиабилеты.
Нюансы
Денежные документы - это оборотные активы, по своей сути. Согласно Инструкции, хранить их следует в кассе учреждения. Поступление и выдача должны оформляться приходными/расходными ордерами. Формы последних утверждены по Приказу Минфина № 173н. Приходные/расходные ордера должны регистрироваться в соответствующем журнале отдельно от бумаг, фиксирующих операции с наличностью.
Учет
Денежные документы отражаются на отдельных листах в кассовой книге. При этом на них проставляется отметка "Фондовый". В аналитике учитываются по видам в карточке обобщения сведений о средствах и операциях по расчетам. Карточку открывают записями по остаточным суммам на начало года. Текущая информация вносится не позже дня, идущего за датой выполнения операции. В завершение месяца производится подсчет итогов по остаткам.
Путевки
Эти предоставляются под отчет. Организация отдыха в санаториях должна предусматриваться уставом либо другим локальным актом учреждения. После возвращения сотрудники предоставляют авансовый отчет, к которому прикладывается корешок путевки (обратный талон).
Билеты
При заблаговременной их покупке возникает необходимость их хранения. Приобретенные билеты передаются кассиру. Он регистрирует их как . Билеты выдают сотрудникам, работа которых связана с постоянными разъездами.
Карты оплаты
Обычно они покупаются у операторов. Каждая карта имеет индивидуальный номер. В учреждении должен быть разработан и утвержден локальный акт, регламентирующий пользование связью. В нем определяется список сотрудников, имеющих право получить карту оплаты, а также условия, которые они должны выполнять при ее использовании. К примеру, предусматривается компенсация стоимости звонков, которые осуществляются в рабочее время. Кроме этого, в должен регламентироваться порядок подтверждения персоналом произведенных расходов.
Талоны на питание
Законодательство устанавливает перечень категорий обучающихся, которым учреждение должно предоставлять бесплатные обеды и завтраки. Питание производится по талонам. В них должны присутствовать следующие реквизиты:
- Номер.
- Период действия.
- Тип питания.
- Стоимость.
- Штамп учреждения.
- Подпись ответственного сотрудника.
Талоны на топливо
Если в соответствии с договором осуществляется оплата установленного объема ГСМ соответствующей марки, документы, которые учреждение получает для заправки водителями транспорта, учитываются как денежные. Талоны выдаются по мере надобности ответственному сотруднику под отчет. Топливо приходуется в виде материального запаса после предоставления авансового отчета. К нему прилагаются подтверждающие документы с АЗС, заправившей ТС в обмен на денежные документы.
Записи
При ведении учета бухгалтер должен отразить сведения по поступлению денежных документов в кассу:
- В рамках расчетов между основным учреждением и его подразделениями.
- В безвозмездном порядке от госучреждений на основании акта о приеме-передаче.
- В рамках возмещения вреда в натуральной форме.
- Излишков, выявленных в ходе инвентаризации. Источником информации будет являться соответствующий акт ревизии.
- В безвозмездном порядке от главного учреждения подразделениям.
Кроме этого, специалист должен отразить информацию по выдаче и выбытию документов в случае хищения, недостачи, порчи, в том числе вследствие форс-мажорных обстоятельств.
Нормативная база
Учет документов, выступающих в качестве платежных средств, осуществляется на сч. 201 35 000. При оформлении записей о перемещении финансовых инструментов специалисты должны руководствоваться Инструкцией №157н. Этим документом утвержден Единый план бухгалтерских счетов для органов государственной, территориальной власти, госакадемий наук, органов управления внебюджетными госфондами. Кроме этого, рекомендации присутствуют в Инструкции №174н. Этим документом утвержден План счетов для бюджетных учреждений и пояснения к нему.
К денежным документам относятся:
– оплаченные талоны и пластиковые карты на бензин и масла;
– полученные извещения на почтовые переводы;
– почтовые марки;
– марки государственной пошлины;
– прочие денежные документы.
Все денежные документы должны храниться в кассе учреждения.
Приходные и расходные кассовые ордера, отражающие движение денежных документов, регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма 0310003), но отдельно от операций по денежным средствам.
Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям. Для отражения операций с денежными документами предназначен счет 00 201 05 000 «Денежные документы».
Счета по учету денежных документов не корреспондируют со счетом 00 201 04 000 «Касса», но они хранятся в кассе, и кассир несет полную материальную ответственность за них.
В целях контроля за обеспечением сохранности денежных документов в кассе учреждения комиссией, назначенной приказом руководителя, не реже одного раза в месяц должна проводиться инвентаризация. Ее результаты оформляются в инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма 0504086).
Поступление денежных документов в кассу оформляется записью:
Дебет 0 201 05 510 «Поступления денежных документов» – Кредит 0 302 00 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Выдача из кассы денежных документов отражается записью:
Дебет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кредит 0 201 05 610 «Выбытия денежных документов».
6.3. Подотчетные лица в бюджетных учреждениях.
Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств. Для получения денежных средств под отчет работник подает заявление с указанием назначения аванса и срока, на который выдаются денежные средства.
Выдача денежных средств под отчет производится из кассы бюджетного учреждения по расходному кассовому ордеру формы 0310002. При этом денежные средства под отчет могут выдаваться только работнику учреждения на основании распоряжения руководителя учреждения. Запрещается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Если у работника имеется задолженность по ранее выданным подотчетным суммам, выдача нового аванса не допускается.
Работник учреждения, получивший денежные средства под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который был выдан аванс, представить в учреждение отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18 «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»). Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, бюджетное учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс, на основании ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ). Удерживая сумму невозвращенного аванса из заработной платы работника, следует учитывать ограничение размера удержаний из заработной платы, установленное ст. 138 ТК РФ: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику.
Для отражения операций по учету подотчетных сумм предусмотрен счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».
Денежные средства выдаются под отчет на выплату заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и т.д. Для учета этих операций предназначены следующие субсчета:
00 208 01 000 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате»;
00 208 02 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;
00 208 03 000 «Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на оплату труда»;
00 208 04 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;
00 208 05 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;
00 208 06 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;
00 208 07 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;
00 208 08 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества»;
00 208 09 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг»;
00 208 10 000 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям государственным и муниципальным организациям»;
00 208 11 000 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций»;
00 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации»;
00 208 13 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям наднациональным организациям и правительствам иностранных государств»;
00 208 14 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям международным организациям»;
00 208 15 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения»;
00 208 16 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению»;
00 208 17 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;
00 208 18 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов»;
00 208 19 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;
00 208 20 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;
00 208 21 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов»;
00 208 22 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов»;
00 208 23 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг, кроме акций»;
00 208 24 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале».
Рассмотрим пример. Инспектором труда представлен авансовый отчет по командировочным расходам на сумму 620 руб. При этом в учете были сделаны следующие записи:
К авансовому отчету по суммам, израсходованным на хозяйственные нужды, прилагаются оформленные документы, подтверждающие фактическое приобретение товаров или оплату услуг. К таким документам относятся: кассовые чеки (бланки строгой отчетности), подтверждающие получение наличных денежных средств от подотчетного лица; счета-фактуры; приходные документы (накладные), подтверждающие принятие материальных ценностей от подотчетного лица на склад учреждения.
Расходы по командировке оплачиваются по следующим подстатьям экономической классификации расходов:
212 «Прочие выплаты» – расходы по оплате суточных;
222 «Транспортные услуги» – расходы по оплате проезда к месту командировки и обратно;
226 «Прочие услуги» – расходы по найму жилого помещения;
290 «Прочие расходы» – расходы протокольного характера в соответствии с законодательством Российской Федерации при служебных командировках на территории иностранных государств.
Форма № АО-1 «Авансовый отчет» содержит реквизиты, предусматривающие отражение подотчетных сумм как в рублях, так и в иностранной валюте. Авансовый отчет заполняется и подотчетным лицом, и бухгалтером учреждения в одном экземпляре на бумажном или машинном носителе. На оборотной стороне формы № АО-1 подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте. Проверенный отчет утверждается руководителем учреждения (уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставится его должность, дата и подпись с расшифровкой. После этого авансовый отчет принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Списание подотчетных денежных сумм с подотчетного лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета.
Согласно авансовому отчету от 30.03.2012 г. № 50 (см. Приложение ) работнику бюджетного учреждения был направлен в служебную командировку на 5 дней. После возвращения из командировки работник представил авансовый отчет, к которому были приложены: счет за проживание в гостинице за 4 суток на общую сумму 120 руб., суточные на 5 дней по 100,00 руб. в сумме 500,00 руб.
В бюджетном учете операции будут отражены следующим образом:
Следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
В случае если у подотчетного лица осталась сумма неиспользованных средств, повторная выдача другой подотчетной суммыне допускается. На данное положение необходимо обратить серьезное внимание, так как практика показывает, что нередко в учреждениях выдаются подотчетные суммы без полного отчета подотчетного лица по ранее выданному авансу.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором (локальным нормативным актом).
Все командировочные расходы, кроме суточных, признаются в размере фактических затрат при условии их подтверждения первичными документами. Поэтому проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы относится к расходам, принимаемым к учету. Так как фактически такие расходы понесены только на приобретение двух билетов (на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы), то и учитывать необходимо только расходы на приобретение этих двух проездных билетов.
Суточные выплачиваются за все время нахождения работника в командировке, за исключением того времени, когда работнику предоставлен отпуск, так как отпуск отнесен ко времени отдыха (ст. 107 ТК РФ).
По общему правилу командировка завершается в момент возвращения работника к месту работы. Если работник желает получить отпуск в период своего нахождения в командировке и работодатель не имеет возражений, то это не противоречит действующему законодательству. Трудовым кодексом РФ не предусмотрено обязательное возвращение работника обратно к месту работы сразу же после того, как срок командировки закончен, при условии, что стороны приняли иное решение (например, предоставить работнику отпуск).
Поэтому, если работнику предоставлен ежегодный отпуск в период, когда он находится в командировке, то ко дню начала отпуска командировка должна завершиться. Поэтому так называемая вторая часть командировки, приходящаяся на период после окончания отпуска, является новой командировкой, требующей отдельного оформления.
Все хозяйственные операции организации должны оформляться оправдательными документами. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.
Унифицированные формы документов, используемые при оформлении командировок, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Помимо формы № Т-10 «Командировочное удостоверение», постановлением предусмотрены следующие унифицированные формы первичной учетной документации, которыми может оформляться командировка:
– № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
– № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
– № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;
– № АО-1 «Авансовый отчет».
Когда речь идет о нескольких отдельных командировках, то необходимо оформить эти документы по каждой командировке (командировке до отпуска и командировке после отпуска).
Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время прибытия в служебную командировку и время пребывания в ней, в каждом пункте назначения делаются отметки (о прибытии и убытии) и заверяются подписью ответственного должностного лица, поэтому в письме от 23.05.2007 № 03-03-06/2/89 Минфин России изменил свою позицию. Но к оформлению командировок, осуществляемых в иностранные государства, рекомендации Минфина России, изложенные в этом письме, не относятся, поэтому оформления командировочного удостоверения не требуется. В этом случае факт нахождения сотрудника в командировке будет подтверждаться отметками в загранпаспорте, копию которого нужно приложить к авансовому отчету.
В дополнение к приказу на командировку оформляется и служебное задание (форма № 10-а), в котором подробно описывается цель командировки. Служебное задание необходимо в том случае, когда работник документально не может подтвердить эффективность своей работы в командировке. В форму № 10-а включена графа «Краткий отчет о выполнении задания», в которой можно описать работу, проделанную, но не зафиксированную на бумаге (поиск клиентов, посещение презентаций, проведение переговоров). Правильно оформленное служебное задание поможет продемонстрировать практическую пользу поездки и обоснованность понесенных расходов.
Денежные документы — это путевки, приобретенные организацией, проездные билеты, талоны на бензин, почтовые марки и другие аналогичные документы. К денежным документам не относятся ценные бумаги, они являются финансовыми вложениями. и корпоративные банковские карты тоже не относятся к денежным документам.
Денежные документы
Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций согласноПриказу от 31 октября 2000 г. N 94н
Денежные документы хранятся в кассе. Учет ведется на счете 50-3 «Денежные документы».в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет ведется по виду денежных документов. Например, в кассе организации находятся авиабилеты и путевки в детский лагерь. Их учет ведется на субсчетах «Проездные документы» и «Путевки».
Поступление и выбытие денежных документов отражается проводками:
Дебет 50-3 Кредит 60,71,76… — получены денежные документы.
Дебет 71,73,91…. Кредит 50-3 — выданы денежные документы или списаны на расходы.
Формы документов, для учета выдачи денежных документов сотрудникам, нет. Организация самостоятельно может разработать книгу (ведомость) учета движения денежных документов. Главное, чтобы в ней были все обязательные реквизиты для первичных документов, указанные в п.2 ст.9 402-ФЗ.
Осуществляя свою экономическую деятельность, некоторые отечественные организации используют наличные деньги и осуществляют наличные денежные расчеты. Одновременно отечественное законодательство допускает использование для субъектов гражданских правоотношений или сторон трудовых правоотношений оборот денежных документов, учет которых соответствующая организация обязана осуществлять в установленном порядке.
Документы, являющиеся денежными
Министерство финансов Российской Федерации своим приказом от 31.10.2000 № 94н утвердило не только План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, но и Инструкцию по его применению.
Также особого внимания заслуживает необходимость изготовления и оформления приходного кассового ордера, если такие документы сдаются в кассу предприятия. Если же документы выдаются третьим лицам из кассы организации, то организации необходимо оформить расходный кассовый ордер.
Существенным отличием РКО и ПКО для денежных документов от кассовых документов, необходимость в составлении которых возникает при осуществлении денежных расчетов, является необходимость проставления на кассовых документах для учета документов, являющихся денежными, записи «фондовый».
Все поступившие или выданные документы должны отражаться в журнале регистрации кассовых документов. Следует помнить, что такая регистрация производится отдельно от регистрации кассовых документов по денежным наличным расчетам.
Учет денежных документов
Помимо необходимости отражать движение документов в кассовой книге и журнале регистрации кассовых документов, разделом 5 Инструкции предусмотрен общий порядок учета документов, являющихся денежными.
В силу названных норм отечественного права аналитический учет осуществляется по видам документов на счете 50 «Касса».
По операциям с денежными документами учет производится по дебету счета 50, если документы поступают в кассу компании. Если документы выдаются из кассы компании, то учет происходит на кредите счета 50.
В кассовой книге необходимо регистрировать и осуществлять отражение документов как поступающих в кассу предприятия, так и выдаваемых из кассы организации третьим лицам. Но такой учет осуществляется на отдельных листах кассовой книги, на которых обязательно должна быть проставлена отметка «фондовый».
Как следует из методических рекомендаций по применению и заполнению кассовой книги, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 № 52н , в кассовой книге организации отражается движение денежных документов. Для этих целей используются отдельные листы книги, в которых следует проставлять метку «фондовый».
При заполнении кассовой книги по учету денежных документов следует помнить, что, строки книги » и « в кассе на конец дня» не заполняются.
Записи относительно движения документов, являющихся денежными, следует вносить сразу же после выдачи или получения соответствующего документа.
В заключение следует отметить, что в отличие от наличных денежных расчетов законодатель не разработал и не предусмотрел форму документа, используемого для учета денежных документов, выданных третьим лицам.
Как предусмотрено п. 1 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» , каждый факт хозяйственной деятельности предприятия должен быть подтвержден соответствующим первичным документом.
Такими документами могут быть не только утвержденные формы, но и формы, самостоятельно разработанные соответствующим субъектом предпринимательских отношений. Обязательным требованием к таким документам является наличие в них реквизитов, прямо перечисленных в п. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете».
Из изложенного выше следует, что для надлежащего учета движения таких документов предприятию, их использующему, необходимо самостоятельно разработать форму ведомости учета движения денежных документов с обязательным указанием в такой ведомости всех необходимых реквизитов.
Важно помнить, что вне зависимости от того, что такие документы не являются наличными деньгами, отечественные предприятия и организации обязаны осуществлять учет таких документов.
Неисполнение компанией установленной законом обязанности по учету денежных документов может явиться основанием для наложения на такую компанию или ее должностных лиц административного штрафа за нарушение кассовой дисциплины.